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Le TOP'S des réunions

Je souhaite partager un outil très simple et qui constitue pour moi le B-A-BA des réunions de travail. Trop souvent vous avez peut-être comme moi quitté une salle de réunion en ayant le sentiment d'avoir perdu votre temps juste parce que la séance manquait de cadrage, ou parce les participants ont eu l'impression d'être passés à côté du sujet. Un élément essentiel que je dois à mes plus anciennes collègues averties et astucieuses. Même si vous n'avez pas le temps de préparer à fond votre réunion, posez-vous une question essentielle : "C'est quoi le TOP ?"

 

Armez-vous d'un paper board, d'un feutre qui marche et de votre plus belle écriture, car être lisible c'est une marque de respect envers les autres, et en plus c'est une belle qualité.

Commencez par indiquer le thème de la réunion

T : Le thème. Le titre de la réunion, ou la réponse à la question "pourquoi est-on réuni aujourd'hui ?", comme par exemple, "préparation de l'événement sportif de la rentrée".

O : L'objectif. Pas de réunion sans objectif ! Les réunions mobilisent énormément de temps et d'énergie à tous les participants, il est indispensable qu'ils puissent mesurer si leur participation présente un intérêt pour eux-mêmes, voire une plus-value pour la communauté de travail. Formulé en une phrase avec un verbe d'action, comme par exemple, si je reprends le thème pris en exemple plus haut, "définir le contenu de la journée et répartir les actions à mener", chacun saura si la réunion lui apportera quelque chose, ou s'il participera plutôt la prochaine fois.

P : Le plan. Annoncez le menu du jour, les différentes séquences de la réunion, leur durée.

Par exemple :

9h-9h30 : point d'actualité du projet

9h30-10h00 : brainstorming

etc...

S' Les suites : Pour finir, la réunion sera d'autant plus efficace si "les suites" de la réunion sont évoquées. Ce dernier point peut être vu en fin de réunion avec les participants. L'indiquer sur le TOP'S permet de ne pas l'oublier, quand chacun est pressé de retrouver son bureau à la fin de la réunion, le risque étant pour l'animateur de se retrouver tout seul avec toutes ces tâches sur les bras, qui vont l'obliger à revoir chaque participant, voire leur envoyer des e-mails, etc.

A quelle date se revoit-on ? Quels sont les sujets qui devront être vus ultérieurement ?Qui fait le relevé de décision ? 

 

Une fois cette page de paper board bien structurée , affichez-là dans la salle de réunion, afin que tout le monde l'ait sous les yeux, et commentez-là en début de réunion pour obtenir l'accord des participants.

La réunion a ainsi des chances d'être plus courte, mieux structurée, et les participants vous en seront reconnaissants. Ceci est un basique des réunions efficaces, valable dans toutes les situations, un réflexe à avoir. Le mode d'animation est à adapter en fonction de nombre de participants, de l'objectif visé, et du type de sujets. 

 

Vous êtes manager ? Vous voulez des réunions plus performantes ? vous souhaitez que votre équipe travaille en bonne intelligence ? Pensez au coaching. Contactez-moi 

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